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Beaucoup de cabinets gèrent leurs obligations de vigilance dans un dossier partagé, un tableur ou un classeur — c'est-à-dire loin du dossier client et loin du quotidien.
Les éléments d'identification du client et de son représentant sont collectés dès l'entrée en relation et conservés au dossier.
L'identification du bénéficiaire effectif s'appuie sur les données légales de la société, récupérées à la source via l'INPI.
Chaque dossier porte son niveau de risque, justifié et révisable — la base d'une vigilance proportionnée.
La vigilance ne s'arrête pas à l'entrée en relation : les révisions périodiques sont planifiées et suivies comme les autres échéances.
Pièces d'identification, analyses et décisions restent rattachées au dossier, horodatées et retrouvables.
L'associé voit d'un coup d'œil les dossiers dont la vigilance est incomplète ou à réviser.
L'identification du client, du bénéficiaire effectif et la classification du risque font partie du parcours d'onboarding.
Les révisions de vigilance sont planifiées et remontent comme des échéances, avec leurs tâches associées.
Les éléments sont réunis au dossier, datés et exportables — sans reconstitution de dernière minute.
En matière de lutte anti-blanchiment, il ne suffit pas d'avoir été vigilant : il faut pouvoir le démontrer. C'est cette charge de la preuve qui rend le suivi papier ou tableur risqué, et qui justifie que la vigilance vive dans le même outil que le dossier.
La conformité LAB fonctionne quand elle est un passage obligé du parcours client, et non une tâche supplémentaire à faire en plus du reste. C'est le parti pris de Teradion : elle vit dans l'onboarding et dans le suivi du dossier.
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